Quan parlem del format d’una nòmina, ens referim a com està presentat el document físicament o digitalment, no al seu contingut intern. A continuació tens els punts clau:

1. Mida i disposició del document

• Mida estàndard: A4 (210 × 297 mm), que és la mida de full més comuna per impressió.
• Orientació: Normalment en vertical (retratat), tot i que en alguns casos pot ser horitzontal si hi ha molta informació.
• Marges: Es deixen marges d’uns 2 cm per banda per garantir una bona impressió i llegibilitat.
• Tipografia: S’usen lletres clares i llegibles com Arial, Calibri o Times New Roman, entre 10 i 12 punts.
• Formatació: Es fa servir una estructura ordenada amb taules o seccions ben diferenciades per percepcions, deduccions i totals.

2. Format per impressió o digitalització

Versió en paper

• Es genera habitualment en Word, Excel o com a PDF.
• Pot portar logotip i colors corporatius, però generalment es manté en blanc i negre per economia.
• Inclou espai per a signatura manual (del treballador i/o de l’empresa).

Versió digital (PDF)

• És el format més comú avui dia.
• Es pot generar des d’un programari de nòmines, una fulla de càlcul o un formulari web.
• Suporta firma digital o certificat electrònic.
• Ideal per enviar per correu electrònic o emmagatzemar a l’intranet de l’empresa.

3. Format de fitxer

Els arxius de nòmina més utilitzats són:

Altres detalls importants del format

• El document ha de ser clar, ordenat i fàcil d’entendre.
• Ha d’incloure espai per la signatura, encara que només sigui digital.
• Si es fan servir plantilles, és essencial que el format sigui coherent per a totes les nòmines.
• El disseny ha d’evitar elements decoratius que dificultin la lectura o impressió.